Ajuda do Administrador do site

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Informações gerais

A partir do DSpace 1.2, muitas ferramentas de administração agora podem ser acessadas através da interface de usuário do DSpace. No entanto, eles só aparecem se você estiver logado como administrador. A maneira mais fácil de fazer isso é ir para a sua página "Meu espaço".

Algumas tarefas devem ser executadas usando a interface do usuário da administração, em partes da interface do usuário da Web. Para acessar a UI de administração, insira o URL de base do seu DSpace seguido de /dspace-admin/, por exemplo:

https://repositorio.ufpa.br/jspui/dspace-admin/

Você precisará autenticar-se como administrador para poder acessar a página. Em seguida, clique na ferramenta relevante na barra de navegação à esquerda.

Criando uma comunidade de nível superior

Para adicionar uma comunidade de nível superior, vá para a página de listagem de comunidade/coleção      enquanto estiver conectado como administrador. À esquerda, haverá uma opção      para Criar Comunidades. Clicando nisto, criará a nova comunidade de nível superior e conduzirá para a página "Editar Comunidade".

Criando uma subcomunidade

Para criar uma subcomunidade, vá para a página inicial da comunidade que deve ser o pai da nova sub-comunidade. Em seguida, clique na "Criar subcomunidade" na caixa "Ferramentas de administração" no canto superior esquerdo da página. Isso criará a nova comunidade e levará você à página "Editar Comunidade" para essa comunidade.

Editando uma Comunidade

Criando uma coleção

A criação de uma coleção é feita com uma ferramenta de estilo "assistente" que deve ser familiar para a maioria das pessoas que usaram interfaces de usuário em sistemas operacionais modernos. É bastante semelhante à interface de submissão no DSpace.

Nota: Você não pode adicionar novos registros de usuários com este assistente. Todos os registros de usuários devem ser carregados primeiro no sistema. No entanto, você poderá adicionar mais e-pessoas e/ou grupos para cada grupo associado à coleção mais tarde, se necessário.

Para criar uma coleção, verifique se você está logado, vá para a página inicial da comunidade e escolha a comunidade na qual a coleção deve aparecer e clique em 'Criar coleção' no canto superior esquerdo da página. Isso iniciará o assistente.

Descreva a coleção (Caixas de seleção)

A primeira página do assistente irá fazer-lhe algumas perguntas sobre a nova coleção. Verifique os que se aplicam e clique no botão "Próximo". Note que depois de concluir o assistente, você poderá editar a coleção mais tarde, então as decisões que você fez aqui não são permanentes.

No entanto, note também que este assistente é um pouco menos polido do que a UI de submissão,o que basicamente significa que não há botões "voltar", então, se você quiser mudar algo que você digitou em uma página depois de clicar em "próximo", você precisa terminar o assistente e depois voltar e editar a coleção.

Quando você tiver concluído o assistente, você estará na tela "Editar coleção". Isso permite que você analise o que você inseriu e faça os ajustes necessários.

Nota 1: Se a opção Novos itens estão disponíveis estiver marcada, significa que os novos itens que chegam através da UI de submissão ou do importador de lote, por padrão, obterão permissões de leitura anônimas tanto para o item quanto para todos os fluxos de bits. Você pode mudar isso mais tarde para que, por exemplo, Os itens recebem permissões de leitura anônimas, mas bitstreams não. Os itens que são "mapeados" ou incluídos em outras coleções não terão suas permissões alteradas.

Nota 2: Novos itens estão disponíveis é apenas um padrão, as permissões de um item podem ser alteradas posteriormente.

Nota 3: Se Novos itens devem ser publicamente legíveis não estiver marcado, você será solicitado mais tarde no assistente sobre quem tem permissão para ler novos itens. Novamente, isso é apenas um padrão, e pode ser alterado mais tarde.

Descreva a coleção (Informações)

A próxima página permite que você preencha algumas informações básicas sobre a coleção. Os campos Nome, Descrição curta e Texto introdutório são obrigatórios, os outros não são. (Observe que o assistente não é rigoroso, no entanto, não irá impor isso.)

Texto de copyright é simplesmente texto que aparecerá na parte inferior da página inicial da coleção.

Licença é a licença de depósito (a licença que os catalogadores devem conceder quando submetem um item) para esta coleção. Isso substitui o padrão do site (que é armazenado em [dspace]/config/default.license e deve ser editado por um administrador de sistemas). Se você deixar este campo em branco, a licença padrão do site será usada.

Proveniência é um campo de texto livre, você pode colocar qualquer informação de proveniência em que você sinta. Não é visível para usuários finais.

Autorização da Coleção

Dependendo das caixas que você verificou na primeira página do assistente, você passará por uma série de telas perguntando quais usuários e/ou grupos podem ou devem executar quais ações, por exemplo, quem pode submeter e quem deve executar o aceitar/rejeitar a etapa de fluxo de submissão. Essas páginas funcionam exatamente como o o editor de grupo. Clique em "Próximo" Quando você selecionou todas os usuários e/ou grupos para aparecer no grupo de permissões relevantes.

Nota: Você não pode adicionar novos registros de usuários com este assistente. Todos os registros de usuários devem ser carregados primeiro no sistema. Você pode adicionar mais usuários e/ou grupos para cada grupo mais tarde, se necessário.

Digite os Metadados do Item Padrão

Nesta tela, você pode especificar alguns valores de Dublin Core que as novas submissões terão preenchido previamente. Alguns dos valores que você pode configurar aqui não aparecem na UI de submissão, portanto, os usuários finais podem não ter a chance de editá-los. Isso pode ser uma coisa boa ou ruim! (FIXME?) Observe também que esses valores do Dublin Core serão adicionados aos itens importados pelo importador do lote.

Editando uma coleção

A página Editar coleção permite que você altere os metadados da coleção (como nome e texto introdutório), configure a autorização e o fluxo de trabalho, ou exclua a coleção inteiramente.

O botão "Excluir esta coleção" (localizado na parte superior da página) removerá a coleção (incluindo todos os itens) do repositório.

Os campos Nome, Breve descrição e Introdução Texto são obrigatórios, os outros não são. Observe que isso não é aplicado, mas é altamente recomendado.

Texto de direitos autorais é simplesmente texto que aparecerá na parte inferior da página inicial da coleção.

Licença é a licença de depósito (a licença que os catalogadores devem conceder quando submetem um item) para esta coleção. Isso substitui o padrão do site (que é armazenado em [dspace]/config/default.license e deve ser editado por um administrador de sistemas). Se você deixar este campo em branco, a licença padrão do site será usada. Existem algumas variáveis de substituição que podem ser usadas para criar licenças personalizadas:

Se você precisa inserir no texto da licença o símbolo %, você precisa escapar com um segundo %, ou seja, você precisa escrever %%. Recomenda-se usar uma submissão falsa para verificar a alteração da licença: verifique a licença resultante na etapa Aceitar/rejeitar Licença.

Proveniência é um campo de texto livre em que você pode colocar qualquer informação de proveniência. Não é visível para usuários finais.

Para adicionar ou alterar o logotipo a ser exibido na página inicial da coleção, clique no botão Carregar logotipo. Na próxima tela, clique no botão "Escolher arquivo" e escolha a imagem, então clique no botão "Carregar".

Para adicionar ou alterar autorizações, os remetentes ou administradores de coleção clique nos botões apropriados para criar ou editar grupos e suas ações

Para editar os grupos de fluxo de submissão, selecione a etapa do fluxo cujo grupo deseja criar ou alterar e siga o processo de edição de grupo

Clique no botão "Modelo do item" para exibir a página de metadados do item padrão onde você pode definir valores padrão para os campos de metadados para todos os itens adicionados à coleção.

Usuários

Use a ferramenta para registrar os endereços de e-mail e outras informações sobre pessoas que você deseja autorizar a desempenhar uma função no sistema, seja como catalogadores, administradores, participantes do fluxo de submissão, assinantes ou usuários com permissões para ler conteúdo restrito.

Outras pessoas também podem entrar nesta lista por auto-registro (se a configuração do site permitir isso). Isso não lhes dá nenhuma autorização, no entanto. Todas as pessoas que deseja adicionar a um grupo para submissão ou autorização de fluxo de trabalho devem primeiro ser registradas aqui.

Cadastrar um usuário

Para cadastrar alguém, clique no botão Adicionar usuário e adicione suas informações.

Click on Save Edits when done.

Delete an E-Person or Edit Information About an E-Person

Click on the Select EPeople... button to get a pop-up list of e-people in the system. The links at the top and bottom of the pop-up let you page through the list. You can also sort the list by e-mail address, last name or ID by clicking on the relevant column heading. On the left of each e-person in the list is a 'select' button. Click this next to the relevant e-person, and the pop-up will close and the e-person will appear in the box on the main 'Adminster EPeople' page. Now you can click the 'edit' or 'delete' buttons which let you edit information about a user or to delete them from the system.

Grupos

Use esta seção para criar, editar e excluir grupos de usuários e/ou grupos que podem ser autorizados para funções específicas no sistema.

O grupo "Anônimo" é um grupo "especial" que representa todas as pessoas que usam o sistema. Este grupo existe para que as políticas de autorização possam ser especificadas para acesso anônimo ("todos no mundo podem ler esse item").

Os membros do grupo "Administrador" podem realizar qualquer ação no sistema, então tenha cuidado com quem você colocou neste grupo!

Outros grupos podem ser usados para diversos fins. Os grupos podem representar as pessoas que estão autorizadas a submeter em uma coleção específica. Usuários que são responsáveis por executar um determinado passo no fluxo de trabalho, como a revisão de arquivos submetidos; Ou grupos de usuários que têm permissão para acessar algum conteúdo restrito. As informações sobre o que cada grupo pode fazer são controladas usando a seção de autorização.

Os grupos podem conter outros grupos para oferecer maior flexibilidade na atribuição de ações e simplificar a manutenção. Isso é útil para refletir estruturas grupais hierárquicas, onde um grupo de usuários com responsabilidades específicas também fazem parte de um grupo maior com diferentes responsabilidades e/ou escopo de responsabilidade.

Os grupos podem ter nomes. Os nomes criados automaticamente pelo sistema seguem uma convenção dependendo do que o grupo é para. A forma geral disso é:

OBJECTTYPE_OBJECTID_ACTION

Por exemplo, o grupo de e-usuários que estão autorizadas a submeter à coleção XYZ seria chamado de:

COLLECTION_XYZ_ADD

Observe que o XYZ neste caso é o ID interno (a chave primária do banco de dados) da coleção, e não o Handle. Você pode descobrir o ID interno de uma coleção ou comunidade clicando em "Comunidades / coleções". O segundo número entre parênteses ao lado de uma comunidade ou nome de coleção é o ID interno desse objeto.

Recomenda-se que você siga esta convenção para grupos criados manualmente, por isso é fácil encontrar o grupo que você precisa. A UI de administração criará automaticamente grupos para etapas do fluxo de trabalho, mas você precisa criar grupos para os catalogadores manualmente.

Criar e editar g rupos

Para criar manualmente um grupo, clique em Criar novo grupo. Altere o nome do grupo padrão no topo do nome desejado e clique em Atualizar grupo.

Instruções para usar o editor de grupo

Items

Use esta ferramenta para editar, retirar ou excluir um item. Você pode inserir o Handle de um item ou ID interno (chave primária do banco de dados) na caixa relevante. Alternativamente, você pode achar mais fácil ir para a página de exibição do item relevante e, em seguida, clique no botão Editar na página que aparece se você estiver logado como administrador.

Instruções para edição de itens

Instruções para retirar itens

Observe que a função "Excluir definitivamente" irá expulgar o item e seus metadados do sistema sem deixar rastro. Observe que esta funcionalidade não foi totalmente testada (e não é recomendada), então pode haver problemas. Por exemplo, uma vez que não há registro da exclusão, o fato de que o item foi excluído não está exposto a colhedores OAI.

Ordens de supervisão

Selecione Supervisores na área de administração e você é apresentado com três opções:

As seções abaixo detalham como lidar com tarefas comuns de ordem de supervisão.

Nota: A opção de Limpar pedidos de supervisão da base de dados deve ser usada de vez em quando apenas para realizar operações básicas de manutenção no banco de dados. É completamente automático e leva muito tempo para executar.

Visualizando ordens de supervisão atuais

Selecione Ver atuais pedidos de supervisão e você é apresentado com uma lista de todas as ordens de supervisão atualmente vigentes. Nesta página, você pode modificar as políticas para a ordem de supervisão ou remover a ordem de supervisão. (Veja as seções abaixo).

Os detalhes que você tem nesta página permitem que você veja o nome do grupo que faz a supervisão, o autor do item que está sendo supervisionado e o título desse item.

Você também pode adicionar uma ordem de supervisão a partir desta página conforme a seção Adicionando ordens de supervisão abaixo.

Adicionando ordens de supervisão

Selecione Adicionar pedidos de supervisão da página da principal supervisão ou da página de supervisão atual.

Para definir um pedido de supervisão, você precisa definir o grupo para supervisionar e o item no espaço de trabalho a ser supervisionado. Além disso, esta página oferece a opção de definir um conjunto de políticas padrão para o grupo de supervisão sobre o item.

Selecione o grupo desejado na lista suspensa de grupos nesta página, esta caixa contém todos os grupos que atualmente existem no sistema. Em seguida, selecione o item a ser supervisionado. Isso significa clicar na caixa de seleção redonda à direita do item na listagem que você pode ver nesta página, que mostra todos os itens atualmente nos espaços de trabalho do usuário.

Nota: o ID que está na coluna da esquerda da listagem do item é o ID do banco de dados para o item da área de trabalho, e está lá para a referência dos administradores do sistema.

Uma vez que você escolheu o grupo e o item de espaço de trabalho a ser conectado, você também pode selecionar uma política padrão na caixa suspensa Definição de política inicial. As opções de política padrão que isso fornece são:

Uma vez satisfeito com sua seleção, clique em Submeter pedido de supervisão e suas configurações serão aplicadas e você será retornado para a página principal da ordem de supervisão.

Removendo ordens de supervisão

Vá para a página Ver atuais pedidos de supervisão e selecione Excluir ao lado do pedido de supervisão que deseja remover. Será solicitado a confirmação da remoção do pedido, após a confirmação, ele será removido do sistema.

Personalizando políticas de pedidos de supervisão

Vá para a página Ver atuais pedidos de supervisão e selecione Políticas do pedido de supervisão para a qual deseja personalizar as políticas. Você será levado para a página Políticas por item. A partir daqui, você pode personalizar as políticas para o item específico.

Para definir políticas para o grupo de supervisão, você deve selecionar, por exemplo, Adicionar Nova Política para o item ou qualquer uma das suas partes componentes, selecione o grupo de supervisão que deseja configurar a partir da lista especificada de grupos. Você pode selecionar a ação que deseja executar e clicar em Salvar.

Registro de metadados

Por padrão, o DSpace usa uma versão qualificada do esquema Dublin Core com base no Dublin Core Libraries Working Group Application Profile (LAP). Você também pode configurar outros esquemas de metadados no registro. O registro de metadados fornece uma lista dos elementos e qualificadores, com comentários.

Você pode editar o registro para atender às suas necessidades com esta ferramenta, mas observe que:

Observe também que o dublin-core-types.xml só é usado durante o processo de compilação para preencher o registro de metadados no banco de dados, que é a versão "ao vivo". As alterações que você faz com essa UI só serão refletidas no registro do banco de dados e não no arquivo XML (e vice-versa).

Registro de formato de arquivos binários

Esta lista fornece informações sobre os arquivos binários conhecidos e seu nível de suporte. Você pode editar ou adicionar novos formatos de arquivos binários com esta ferramenta. Por favor, tome nota do seguinte:

Observe também que o config/registres/bitstream-formats.xml só é usado durante o processo de compilação para preencher o registro de formato no banco de dados, que é a versão "ao vivo". As alterações que você faz com essa UI só serão refletidas no registro do banco de dados e não no arquivo XML (e vice-versa).

Fluxo de trabalho

Use esta ferramenta para limpar os fluxos de trabalho que foram abandonados e nunca serão concluídos.

Autorização

Esta seção é usada para definir políticas de autorização específicas para comunidades, coleções e itens. Para que os usuários possam realizar uma ação em um objeto, eles devem ter permissão, o DSpace opera uma política de "negação padrão". As permissões não "comutam", por exemplo, se uma usuário tiver permissão READ em um item, talvez eles não tenham necessariamente permissão READ nos bundles e arquivos binários nesse item.

Gerenciar as políticas de uma coleção

Use esta ferramenta para autorizar grupos relacionados à coleção para desempenhar suas funções.

Nota:

Gerenciar as políticas de uma comunidade

Esta ferramenta permite que você edite as políticas de uma comunidade da mesma maneira que uma coleção é editada, descrita acima.

Atualmente, uma vez que a administração é feita de forma centralizada, esta ferramenta não tem muito uso - geralmente você apenas adicionará READ permissão para o grupo Anonymous logo após você criar um Comunidade, e deixe-o assim. Esta permissão é aplicada ao logotipo da comunidade se houver um, o que permite que as pessoas vejam o logotipo quando eles vão para a página inicial da comunidade.

As políticas de uma comunidade são definidas como um padrão Anonymous READ.

Gerenciar as políticas de um item

Esta ferramenta permite que você edite as políticas para itens individuais. Quando você deseja que as políticas de um item sejam diferentes das do resto de pessoas em uma coleção, você pode usar o editor de políticas do item para personalizar as políticas. É uma boa prática de gerenciamento de longo prazo de uma coleção no entanto, é melhor para todos os itens de uma coleção para compartilhar as mesmas autorizações.

Ferramenta de administração de política

Use esta ferramenta para definir e limpar políticas para itens ou arquivos binários em toda uma coleção. Tenha cuidado ao usar o botão Deletar políticas

Selecione a coleção da lista superior e o grupo que deseja dar ou remover a permissão da lista inferior. Em seguida, selecione o tipo de conteúdo (item ou arquivo binário) para o qual deseja editar as permissões. Em seguida, selecione a ação no menu suspenso.

Por exemplo, digamos que você queria dar a um grupo chamado "privilegiado_users" a permissão READ, ou seja, acesso a todos os arquivos binários em uma coleção restrita. Você selecionaria a coleção da lista superior, selecionaria "arquivo binário" do menu suspenso chamado "tipo de conteúdo", selecionaria o grupo "privilegiado_users" da lista "grupo", e também "READ" na lista suspensa chamada "ação" e por fim, clicaria em "Adicionar política".

Editar licença padrão

Você pode usar essa ferramenta para editar a licença padrão do DSpace.

A licença padrão é usada quando nenhuma licença específica da coleção é definida.

Observe que alterar a licença padrão não tem efeito em itens já publicados.

Algumas variáveis de substituição estão disponíveis para possibilitar a configuração de uma licença de apresentação contextual:

ISe você precisa inserir no texto da licença o símbolo %, você precisa escapar com um segundo %, ou seja, você precisa escrever %%. Recomenda-se usar uma submissão falsa para verificar a alteração da licença: verifique a licença resultante na etapa Aceitar/rejeitar Licença.