Gestão de processos: propostas de melhoria de desempenho da Divisão de Compras do Instituto de Tecnologia da Universidade Federal do Pará

Este trabalho tem o objetivo de propor alternativas de melhorias de desempenho para a Divisão de Compras do Instituto de Tecnologia (ITEC) da Universidade Federal do Pará (UFPA). Trata-se de um estudo de caso, caracterizando-se como uma pesquisa quantitativa e qualitativa de caráter descritivo. A coleta de dados foi realizada por meio de mapeamento de processos; entrevistas com roteiro de perguntas abertas; questionários e análise documental. Os resultados revelam que a fase inicial de solicitação de compras é a que apresenta mais dificuldades, tendo em vista os retrabalhos verificados neste momento, quando entregues no setor de compras orçamentos com empresas irregulares perante os órgãos federais. Constatou-se também a dificuldade dos solicitantes em se dirigir à Divisão de Compras para a entrega de documentos, principalmente após a Pandemia do Novo Corona Vírus. Dentre as sugestões de melhoria propostas, destacam-se i) um projeto piloto de solicitações de compras via Sistema de Atendimento da UFPA (SAGITTA), no qual os solicitantes teriam acesso a todas as informações referente à compras, além de não precisarem se deslocar ao setor de compras para entregar as documentações, o que possibilitaria grande redução de erros e retrabalhos e, consequentemente, maior rapidez na tramitação dos processos; e ii) a solicitação que os demandantes consultassem as certidões negativas das empresas antes de entregarem os orçamentos, para que assim, evitassem a entrega de documentação inválida. Pode-se concluir através da análise dos resultados que, após a aplicação das melhorias propostas, houve uma redução no tempo de ciclo dos processos de compra de ITEC por meio da redução de erros e retrabalhos. A redução do templo de ciclo proporcionará ao ITEC ganhos de eficiência, o qual poderá gerir as suas solicitações de compra com maior efetividade, com redução de perdas de recursos ao final de cada ano. Vale destacar a importância do impacto que este trabalho pode trazer não só para o Instituto de Tecnologia, tendo em vista o melhor aproveitamento de recursos, como para outros Institutos da UFPA ou outras Universidades, as quais podem se utilizar das propostas mencionadas.