Mapeamento e análise dos processos secretariais das unidades acadêmicas da Universidade Federal do Pará, Campus Universitário Belém

Nesta dissertação, pretendeu-se analisar os processos secretariais das Unidades Acadêmicas do Campus Universitário de Belém da Universidade Federal do Pará, a partir das técnicas de mapeamento de processos. Destaca-se o momento atual em que as Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) estão em processo de adoção das tecnologias de gestão fomentadas pelo Governo Federal, através da força da legislação vigente e em experiências de adoção dessas tecnologias pelas IFES para otimização de processos organizacionais e finais. Por outro lado, com a globalização e o desenvolvimento das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), além das próprias tecnologias organizacionais permitiu o desenvolvimento de ações relacionadas à gestão e mapeamento de processos em organizações privadas e públicas. A partir dessa ótica, chegou-se à seguinte pergunta: quais processos podem ser melhorados nas Secretarias Executivas do Campus Universitário de Belém da Universidade Federal do Pará? O contexto teórico foi aportado nas literaturas acerca da gestão e mapeamento de processos e Secretariado, com enfoque nas IFES. Ato contínuo, os procedimentos metodológicos consistiram na abordagem eminentemente qualitativa, com teor exploratório e descritivo, com classificação em estudo de caso. Já os procedimentos de coleta de dados se basearam em levantamento a partir de entrevistas em grupo semiestruturadas, aplicação de questionários e entrevistas estruturadas, em três momentos, para atender aos objetivos de identificação, priorização, mapeamento e melhoria de processos secretariais, conforme propostos pela pesquisa. E, em relação às técnicas de análise de dados, foram utilizadas as técnicas combinadas de análise de conteúdo e triangulação de dados, em razão das características de etapas de entrevistas atendidas pelo trabalho, com representações através da construção de mapas de processos por meio da notação BPMN, própria de mapeamento de processos. Os resultados apontam para a identificação de nove processos desenvolvidos pelas Secretarias Executivas de Institutos e Núcleos do Campus Universitário de Belém, com destaque de priorização em três processos: Assessoria à direção geral, Gestão de documentos e Atendimento ao público, com as respectivas descrições através de mapas de processos e propostas de melhoria para cada processo. Como conclusões, pode-se inferir que há processos próprios da área de assessoria, que se relacionam na prática com outras áreas e que há várias diferenças entre as descrições de processos, entre uma unidade e outra, o que exige atenção especial no momento do mapeamento. Devido à essas diferenças, também foi perceptível que pode haver mais de uma proposta de melhoria por processo, considerando as particularidades entre as áreas funcionais. Outra conclusão apontada é que o mapeamento de processos contribuiu para identificação das relações de fluxos de trabalho e entrega de produtos pretendidos permitindo, assim, um diagnóstico efetivo das atividades e verificação de pontos que podem ser aprimorados para que se atinjam os objetivos de suporte e organizacionais, o que permitem desdobramentos para estudos e aplicações futuras.