A indexação para a organização de acervos permanentes

Os acervos permanentes constituem espaços de memória, possuem uma função social no espaço que ocupam, constituindo­se em fonte inesgotável para pesquisas, sejam elas acadêmicas e científicas ou não. A relevância da indexação no que tange à organização de arquivos permanentes é muito importante, pois é utilizada com uma ação de descrever, identificar e recuperar um determinado documento, com a intenção de se obter excelência na recuperação da informação. Muitos profissionais organizam os arquivos por critérios empíricos não arquivísticos, gerando um problema de inconsistência entre a guarda e o acesso aos documentos armazenados, justamente porque os acervos não atendem as normas, premissas e fundamentos arquivísticos. O objetivo desta pesquisa é diagnosticar os processos de indexação dos acervos permanentes em cinco órgãos públicos. De forma específica, pretende­se: contextualizar a literatura especializada sobre o quadro teórico e metodológico da Organização do Conhecimento, no que tange: à representação arquivística, às normas para a descrição arquivística, à indexação em acervos permanentes e a análise de como ocorre o processo de indexação em acervos permanentes em órgãos públicos. A metodologia foi constituída por um conjunto de procedimentos, incluindo etapas de pesquisa, aplicação de questionário estruturado em forma de perguntas abertas, fechadas e de múltipla escolha, enviado por e­mail a cinco profissionais/arquivistas, cujos sujeitos desse estudo são representantes dos acervos da Universidade Federal do Pará; do Arquivo Público do Estado do Pará; da Universidade Federal de Minas Gerais; da Universidade Federal da Bahia e da Universidade Federal do Paraná. Os resultados evidenciaram que os procedimentos de indexação que estão sendo utilizados nos arquivos permanentes das instituições pesquisadas são caracterizados pela carência de diretrizes pré­definidas para indexar; ausência de elaboração de um manual para indexar; pouco uso de Software para indexar e do campo para incluir termos; como também usam poucas as remissivas; o tempo de indexação não é avaliado; pouco uso de catálogos e/ou de base de dados; a quantidade de termos atribuídos não é mensurado; não contam com grau de especificidade; usa pouca a linguagem controlada; os profissionais/arquivistas não possuem conhecimento sobre os instrumentos de indexação e pouco contam com ajuda automática no processo dos acervos permanentes. Esses indicativos permitem concluir que: as instituições públicas investigadas não adotam os procedimentos de indexação, por serem limitadas nesse processo, cuja causa mais evidente é a ausência de uma política voltada para essa atividade que, em última instância, resulta no pouco uso e na falta de conhecimento das ferramentas arquivísticas. Constatou­se também que essas mesmas instituições usam formas de representação da informação para sua busca e recuperação, tendo como parâmetro metodológico­teórico para auxiliar o arquivista duas pertinentes ferramentas: (a) os fundamentos da Ciência da Informação e (b) a NOBRADE, alicerçada nas premissas das normas internacionais para descrever os documentos nos acervos pesquisados.