O arquivo, a arquivologia e as suas contribuições para o processo administrativo eletrônico na Universidade Federal do Pará

Esta pesquisa objetivou demonstrar a importância teórica e metodológica da Arquivologia e dos serviços institucionais de arquivo como áreas, respectivamente, de conhecimento e profissional indispensáveis à informatização das instituições públicas brasileiras. A proposta foi realizada a partir da obrigatoriedade da implantação de processos administrativos eletrônicos, disposta no Decreto nº. 8.539, de 8 de outubro de 2015. Para isso, apresenta-se uma ampla revisão de literatura sobre os conhecimentos teóricos e metodológicos desenvolvidos na Arquivologia, ao longo do tempo, sob os quais foram inseridos teoricamente as discussões sobre as qualidades e características dos arquivos e dos documentos arquivísticos (digitais e não digitais) e suas partes constituintes; os conjuntos de procedimentos da gestão de documentos e a noção de ciclo vital, no âmbito internacional e nacional; e o desenvolvimento teórico sobre os documentos arquivísticos digitais que resulta na criação de normas de requisitos conceituais que orientam o desenvolvimento de sistemas informatizados nos quais são produzidos tais documentos, a exemplo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, publicado pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Em seguida, apresenta-se o cenário institucional da UFPA e do seu Arquivo Central, que possibilita compreender os cenários atravessados pela área arquivística da instituição até a sua consolidação como liderança do projeto de implantação do Processo Administrativo Eletrônico (PAE) na UFPA. Realizou-se uma análise de aderência do sistema de processo eletrônico da UFPA, o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), à segunda versão do e-ARQ Brasil, onde foi possível identificar que o referido sistema apresentou 69% de aderência aos requisitos obrigatórios estabelecidos. Por fim, concluiu-se que os conhecimentos teóricos da Arquivologia são legitimamente indispensáveis para que a produção de documentos arquivísticos digitais ocorra de modo a garantir melhores condições de confiabilidade, autenticidade e acesso em longo prazo, e que o Sistema SIPAC, implantado sob a liderança do Arquivo Central da UFPA, apresentou um alto nível de aderência ao e-ARQ Brasil 2. Por fim, a pesquisa entrega à sociedade e à UFPA uma análise consistente que permite auxiliar a tomada de decisão da Universidade acerca de aspectos que podem ser melhorados no SIPAC-UFPA.